9. Manual de acogida de los trabajadores

9.1. Introducción

Todo trabajador nuevo en la empresa, o que cambia de puesto de trabajo dentro de la misma, debe recibir la acogida, información y formación teórico-práctica necesarias para un adecuado conocimiento de la sección y puesto de trabajo donde va a prestar sus servicios. En este apartado hablaremos del concepto de acogida a nuevos trabajadores, de sus objetivos, las fases de acogida y las estrategias de esta. La aplicación de este procedimiento en el momento de incorporarse a un nuevo lugar de trabajo tiene como objetivo facilitar la adaptación del recién llegado y favorecer su integración. En este apartado exponemos los puntos más importantes y esenciales para realizar una buena acogida a nuestros trabajadores siguiendo las estrategias recogidas en el marco teórico.

9.2. Marco conceptual

9.2.1. Definición

Se utiliza para explicar lo esencial de la empresa y deberá acompañarse de otra documentación específica del puesto de trabajo al que accede la persona recién incorporada.

El manual de acogida, una vez elaborado, permite la incorporación eficaz de las nuevas contrataciones de la empresa aportando a estas personas los conocimientos necesarios sobre la constitución de la empresa, su funcionamiento, las relaciones interpersonales, etc.

9.2.2. Objetivos

Los principales objetivos de una acogida igualitaria y eficaz son los siguientes:

• Que la persona esté adaptada al puesto y con un rendimiento óptimo en el menor tiempo posible.
• Que la persona adquiera el mayor conocimiento de la empresa (clientes, productos, servicios, etc.).
• Que la persona se implique, desde el principio, en un proyecto común, siendo rentable para la empresa y aportando el máximo nivel de conocimientos, habilidades y actitudes.

9.2.3. Fases de acogida

El Manual de Acogida se puede dividir en cuatro fases, que son: la bienvenida, el primer día en el trabajo, el segundo día y el seguimiento final.

1ª Fase: Bienvenida

Ésta comienza cuando un candidato se pone en contacto con la empresa, interesándose por la vacante que existe de un puesto de trabajo. Los puntos más importantes de la Bienvenida están en la atención telefónica que se da al candidato y en las visitas que éste realice a la empresa, en los que se deberá poner un énfasis especial. La recepcionista será normalmente quien sea la encargada de atender estos dos aspectos, ya que ella será para el candidato la imagen de la empresa donde quiere ingresar a trabajar; se tratará de ser amable y educada con la persona, se evitarán comentarios con otros compañeros de trabajo que puedan dar una mala interpretación, se evitarán largas esperas tanto al teléfono como antes de las entrevistas o pruebas que realice.

El nuevo empleado será presentado a todos los empleados de la empresa y conocerá sus cargos, responsabilidades y funciones y se le enseñará su lugar de trabajo.

Así mismo, habrá una primera y breve reunión en la cual se le presentará al director de la empresa y a su jefe y mentor en el proceso de incorporación a la empresa. Se le explicará su cargo, responsabilidades y funciones, y posteriormente y junto al administrador de sistemas se le comentarán las cuestiones básicas de funcionamiento interno de la empresa:

• horario flexible de entrada y salida (respetando las horas semanales).
• calendario laboral.
• permisos y asuntos propios.
• código de conducta y sistemas de trabajo: usuarios y contraseñas necesarias, acceso y contenido de la intranet, correo electrónico,…

2ª Fase: El primer día

El primer contacto del nuevo colaborador con la empresa debe ser siempre con el Mando Intermedio, el cual deberá recibirlo, siendo puntual y haciéndolo sentir cómodo, ya que cuando se inicia una andadura en una nueva empresa, normalmente se está nervioso y fuera de lugar. La impresión que se saque del Mando Intermedio se proyectará sobre la organización. Con el candidato se tendrá una pequeña "charla" introductoria, en la que se le ampliarán las funciones a desarrollar en su puesto de trabajo, no se le atestará de información referente a su nuevo trabajo y de lo que tiene o no que hacer, ya que no podrá asimilarlo todo con la suficiente claridad y objetividad. Se le dará la información sobre la empresa de manera condensada, para vender la imagen de la empresa, también llamado Marketing Interno. Los temas que se expondrán serán los siguientes:

• Políticas y Filosofía de la compañía.
• ‪Historia de la empresa.
• Estructura organizacional.

En resumen, se pretende orientar al recién incorporado en todos aquellos aspectos propios de la empresa: costumbre, mentalidad, servicios, estilo de relaciones y procedimientos, para que se desenvuelva eficazmente dentro de ella. 

Seguidamente, se le suministrarán todos los materiales de trabajo que pueda necesitar en el desempeño de sus funciones, así como también un pequeño Manual de Empleado en el que se hace constar todas las normas básicas de comportamiento en la empresa, como son horario de entrada y salida, comida, desayuno, descansos, permisos y toda la posible información que tendrá que tener en cuenta a lo largo de su permanencia en la empresa, así como los posibles documentos que tenga que cumplimentar, informándole de cómo rellenarlos. Más tarde, se le harán las primeras presentaciones del personal de su mismo departamento, "sus futuros colaboradores y compañeros de trabajo", las dependencias donde se encuentra el departamento.

Ya el nuevo empleado situado en el ámbito de su nueva empresa y de su puesto de trabajo, se le encomendarán los primeros trabajos que tendrán que ser rutinarios y sencillos, para que vaya empezando a funcionar poco a poco y se haga cargo de la situación.

3ª Fase: Segundo día

En el inicio del segundo día, también será el Mando Intermedio el que reciba al empleado. Al empezar, se podrán supervisar los trabajos realizados el día anterior, analizando los posibles problemas que tuvo ayudándole a resolverlos; más tarde, se seguirá con las presentaciones de las personas más allegadas al departamento, de las cuales él podrá necesitar algún contacto para recabar información que le sea útil.

Se programará la visita a las dependencias de la empresa para que el empleado conozca las instalaciones de la compañía. Una vez terminada la visita, ya se le podrán encomendar las tareas propias de su puesto de trabajo, explicándole los pormenores que podría suscitar la elaboración de éste. Se deberá ir supervisando periódicamente el trabajo que desarrolla el empleado e ir orientándole en todas las facetas.

 4ª Fase: Seguimiento final

Una vez el nuevo colaborador ya está realizando su trabajo, es preciso realizar un seguimiento, que lo ejecutará siempre el Mando Intermedio, con el fin de comprobar las diferentes aptitudes y actitudes referentes al trabajo que sigue a continuación:

• La adaptación al nuevo equipo humano y a la cultura de la empresa.
• Si cumple las previsiones realizadas respecto a sus dotes intelectuales, de aptitud, formación, actitud y disposición al trabajo.

A lo largo del seguimiento, se programarán reuniones de trabajo con los miembros de su departamento, con los posibles colaboradores que puedan aportar algo en su desempeño, así como los mandos y directivos, en las que se debatirán y discutirán funciones, organización e interrelaciones con el nuevo empleado.

El mando intermedio deberá encontrarse regularmente con el nuevo empleado hasta la finalización del seguimiento, para poder responder a posibles preguntas y cuestiones que tenga, así como asegurarse de que todo marcha de acuerdo con el plan inicial que se acometió en la selección del candidato, manteniendo un diálogo, cuyo fin es obtener un buen feed-back con toda la organización.

El seguimiento del empleado no terminará con el período de prueba, sino que seguirá en menor medida hasta la jubilación del trabajador o posible baja

La Guía de Acogida debe dar respuesta a todas las etapas del Plan de Acogida, integrando las políticas y procesos de incorporación de nuevos empleados, así como incluir una serie de herramientas útiles para el Responsable de Recursos Humanos y para los propios empleados. Es un documento de uso interno que va dirigido a los responsables de la empresa, Consejo de Administración, Dirección General y equipo directivo. Representa la materialización del Plan de Acogida, convirtiéndolo en un compromiso real de la Dirección con sus trabajadores que permanece en el tiempo como una parte más de la cultura corporativa de la organización. Todas las empresas deberían redactar su Manual de Acogida.

9.2.4. Estrategias de acogida

1.      Aspectos socio laborales: La Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva entre mujeres y hombres, introdujo importantes novedades en al ámbito socio laboral, al modificarse aspectos importantes del Estatuto de los Trabajadores, de La Ley General
de la Seguridad Social, de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y de la Ley de Procedimiento Laboral.
Entre los cambios normativos hay que destacar, en primer lugar el deber general de las empresas de respetar el principio de igualdad de trato y de oportunidades en el ámbito laboral y con esta finalidad, deberán adoptar
medidas dirigidas a evitar cualquier tipo de discriminación laboral entre mujeres y hombres. Se establece específicamente, el deber de negociar planes de igualdad en las empresas de más de doscientos cincuenta trabajadores.
Los planes de igualdad de las empresas son un conjunto ordenado de medidas, adoptadas después de realizar un diagnóstico de situación, tendentes a alcanzar en la empresa la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres y a eliminar la discriminación por razón de sexo.

Además, será necesario explicar:

• El sistema de control de presencia.
• El calendario de trabajo y la normativa en lo referente al mismo.
• El funcionamiento del servicio médico: prestaciones socio-sanitarias y salud laboral en general.
• Cómo es una nómina y los conceptos que contiene.
• Normas de convivencia básicas referidas, por ejemplo, al tabaco o al cuidado de las instalaciones, entre otras cosas.
• Prestaciones sociales de la empresa, si fueran relevantes, y actividades en materia de responsabilidad social corporativa.
• Normativa que la empresa pudiera aportar en materia de conciliación de la vida personal y laboral

2.      Sistema de calidad: La filosofía de la Calidad Total proporciona una concepción global que fomenta la Mejora Continua en la organización y la involucración de todos sus miembros, centrándose en la satisfacción tanto del cliente interno como del externo. Podemos definir esta filosofía del siguiente modo: Gestión (el cuerpo directivo está totalmente comprometido) de la Calidad (los requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) Total (todo miembro de la organización está involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto sea posible). Con lo cual, en este apartado se debe incluir:

• La política y estrategia de calidad de la empresa.
• El mapa de los procesos, si nuestra empresa trabaja con este enfoque, indicando las personas propietarias de los mismos.
• Una descripción básica del sistema documental que requiere la calidad.
• Algún ejemplo de procedimiento tipo y de documentos requeridos entorno al mismo.

3.      Gestión de la prevención: Este apartado es uno de los más importantes. En el Manual se trata de realizar una descripción general del sistema de prevención con el fin de que la persona incorporada tenga conciencia que la prevención es una actividad básica del día a día y se dé cuenta que compite a todas las personas llevarla a cabo. Los contenidos de este módulo son:

• La política de seguridad y salud laboral de la empresa.
• El mapa de todos los riesgos de la empresa, con el fin de mostrar una visión general, a la cual seguirá, cuando se presente el puesto de trabajo concreto, los riesgos específicos y las medidas ante los mismos.
• Una relación de los derechos y obligaciones de la persona respecto a la prevención dentro de la empresa.
• Una breve descripción de cómo está organizada la prevención en la empresa. Incluirá siempre la identificación de las personas que ejercen roles específicos.

4.      Sistema de gestión ambiental: La implantación de un Sistema de Gestión Ambiental puede suponer, aparte de beneficios ecológicos, los siguientes beneficios económicos:

• Mejora de la gestión empresarial y rendimiento de la actividad empresarial.
• Ahorro de costes a corto/largo plazo a través de control y reducción de materias primas, energía y agua, residuos etc.
• Mejora de imagen y posibilidades de márquetin.
• Cumplimiento de la legislación y mejora de las relaciones con la Administración medioambiental.
• Aumento de la motivación de los empleados.
• Anticipación al mercado y a las exigencias futuras.

En definitiva, la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental representa beneficios económicos derivados de la sustitución de soluciones costosas de última hora por una protección preventiva del medio ambiente.

5.      Sistema de mejora continúa: Conviene mostrar dos tipos de contenidos:

• Un mensaje general destinado a concienciar y explicar el porque de trabajar con la mejora continua y cómo es responsabilidad de todas las personas.
• La operativa concreta que describe como la persona tiene que actuar respecto a la mejora continua.

6.      Sistema de información:

• Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

7.      Gestión de personas: Sostenemos que la capacidad de gestión del personal deriva de los stocks de recursos existentes en la empresa, del nivel de información, habilidades y conocimientos de los empleados y organización para acumular nuevos recursos tangibles e intangibles. Estos recursos se hacen visibles por medio de las prácticas empresariales que son utilizados en los procesos de transformación para crear productos y servicios que tengan valor para clientes internos y externos.
En concreto, factores que determinan las consecuencias de hacer bien un trabajo, o completar bien un proceso o sistema productivo de la organización. Los recursos específicos como las prácticas empresariales son fuente de rentabilidad -fundamentalmente- desde el momento en que pasan a formar el perfil de la empresa y poseen un carácter idiosincrásico que dificulta su movilidad. 
No se trata de respaldar un modelo que desarrollo a las personas de un modo instrumental, sino un modelo que refleje ambos intereses: personas y empresa. Las organizaciones que debiéramos crear son aquellas que desarrollan a las personas en el mismo plano que el éxito financiero (Pfeffer, 1998), empresas que ayuden al trabajador a encontrar un significado en su trabajo, que tengan la oportunidad de aprender y crecer, que reciban reconocimientos y compensaciones justas, que sepan lo que sucede en la empresa y que tengan las herramientas para decidir cómo hacer su trabajo. Ver el desarrollo de la gente como un medio para los fines de la organización desvaloriza la relación que puede existir entre el individuo y las empresas. Por lo tanto, un mapa mental que delinee un esquema orientado a desarrollar integralmente a un individuo y su familia, es un buen desafío en este nuevo milenio. Las prácticas empresariales requieren la presencia de ciertas capacidades para ser explotadas. Éstas las hemos clasificado en cuatro categorías:

• Prácticas de trabajo: Cuya relación está directamente relacionada con los factores operativos.
• Prácticas de desempeño: Medición de las desviaciones entre lo que hacemos y lo que tenemos que hacer. 
• Prácticas relacionadas con los mecanismos de aprendizajes, adquiridos, creados y validados en la organización. 
• Prácticas relacionadas con los reconocimientos y compensaciones. 

8.      Seguimiento y valoración de resultados: Así como las consecuencias positivas y negativas de dicho seguimiento, prevemos unos indicadores para medir los resultados y evaluar a los nuevos trabajadores en las diferentes etapas del proceso de acogida.

9.3. Aplicación práctica

Como ya hemos observado anteriormente, hay unos pasos que es recomendable seguir para facilitar una buena incorporación laboral a nuestros trabajadores.

En este apartado, aplicaremos la teoría a nuestra empresa Musicbook y mostraremos cuales serán nuestros pasos para conseguir una buena acogida de los empleados.

Debemos destacar que el proceso se iniciara antes de la entrada de Musicbook, si tenemos en cuenta la entrevista para el puesto de trabajo.

También debemos destacar que nuestro plan abarcará todas las necesidades e inquietudes personales del trabajador.

PROCESO DE ACOGIDA

1.      BIENVENIDA

El gerente deberá comunicarle al trabajador que ha superado los requisitos establecidos por la empresa y, por lo tanto, ha sido aceptado a la empresa Musicbook. El mismo director le indicará el día y la hora que debe presentarse en la empresa para empezar a trabajar.

2.      PRIMER DÍA

Cuando el trabajador llegue a la empresa, el/la recepcionista le subministrará los informes que debe rellenar. Una vez completados, el/la recepcionista deberá dirigirlo al departamento de recursos humanos donde le explicaran un poco las políticas, filosofías, la historia de la empresa, la estructura organizacional, etc.

Al finalizar la explicación, el/la director/a de recursos humanos deberá enseñar y explicar al nuevo integrante los departamentos que hay en la empresa y también se presentará a sus nuevos compañeros.

Después de la introducción a la empresa, se le mostrará su espacio de trabajo y se le subministrará los materiales de trabajo necesarios para su tasca (juntamente con un manual de comportamiento y normas básicas de la empresa).

Más tarde, uno de los trabajadores más especializados le enseñará como funciona el programa informático de Musicbook, el desarrollo dentro del grupo, pautas para realizar su tasca, etc. y resolver sus dudas.

Una vez finalizados estos pasos, el trabajador ya está capacitado de empezar a trabajar. Sus primeras tascas en la empresa Musicbook serán sencillas y rutinarias, considerando que el trabajador es nuevo y debe adaptarse al nuevo puesto.

3.      SEGUNDO DÍA

El segundo día del nuevo empleado, empezará con el recibimiento del jefe directivo de recursos humanos, preguntándole como fue su primer día, dudas, problemas, quejas, mejoras, etc.

Después se le explicará el funcionamiento interno al que estará ubicado y el sistema de cooperación entre los integrantes donde podrá obtener información necesaria.

Finalmente, el departamento de recursos humanos será el responsable de indicar y detectar las necesidades de formación del nuevo integrante. También se hará cargo de detectar alguna deficiencia o falta de formación y proporcionarle una ampliación de formación.

4.      SEGUIMIENTO FINAL

Transcurrido el período de prueba, deberá redactar una valoración según se hayan cumplido o no los objetivos que se habían planteado al contratarlo y si cumple las expectativas iniciales.

Si el resultado es satisfactorio y la evaluación favorable, el proceso de acogida queda concluido y  el empleado ya se considera integrado en la Musicbook.

9.5. Conclusión

En este punto nos hemos centrado en explicar un poco más sobre Musicbook, esta vez centrándonos en aspectos básicos de interés común para los trabajadores y nuevos integrantes.

Desde siempre, evidentemente, el trabajador quiere sentirse bien en la empresa, sentirse acogido y realizado. Es por eso que Musicbook dispondrá de todos los mecanismos porque el empleado se siente lo mejor posible, haya un buen ambiente de trabajo y, por lo tanto, la empresa sigue el funcionamiento correcto.

En este apartado hemos informado de todo lo que necesita saber el trabajador para una buena inserción laboral. Además, el empleado debe saber que Musicbook es un grupo de empleados que trabajan para hacer crecer la empresa, juntamente en hacer crecer la confianza y la fidelidad entre los integrantes del grupo.