3. Organigramas y sus funciones de la empresa

La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso- Peter Drucker

3.1. Presentación

Para que una empresa funcione y, por lo tanto, disponga de una actividad empresarial organizada, debemos dar mucha importancia a su organigrama. El organigrama, como ya explicaremos con más detalle en adelante, refleja la estructura o organización de la empresa  según dos requisitos: La división de trabajo y la coordinación, es decir, el reparto de atribuciones y las relaciones entre puestos de trabajo.

Es por este motivo, que una vez presentado el trabajo, el sector empresarial al que pertenece y descrita la empresa innovadora que vamos a crear, pasaremos a explicar el organigrama de Musicbook, nuestra empresa innovadora,  hablando inicialmente y para entender mejor este concepto, de su definición, tipos, funciones y referentes históricos como Henry Mintzberg, H.Fayol, F.W.Taylor y Ford.

3.2. Marco teórico

3.2.1. Definición organigrama

Un organigrama es una representación gráfica de la organización de una empresa u institución. Un organigrama es un modelo de organización abstracto, que permite conseguir una idea uniforme de la organización de una empresa. Representa las estructures departamentales y, en algunos casos, las persones que la dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y las competencias en vigor de la organización.

3.2.2. Funciones organigrama

La función del organigrama es doble:

• Ejerce una labor informativa, que consiente en que los componentes de la organización y las persones relacionadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales
• Es un elemento para desarrollar un análisis al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las características principales de la organización representada.

3.2.3. Finalidades

Según la particularidad del organigrama, tendrá una finalidad u otra. Los principales propósitos de un organigrama es proporcionar una visión general de la organización de un organismo o empresa, establece las relaciones de jerarquía presentes entre los órganos de la empresa o institución, suministra al personal conocimiento de su lugar y de sus relaciones de jerarquía y subordinación, establecer el ámbito de supervisión y control de los ejecutivos.

3.2.4. Ventajas e inconvenientes

VENTAJAS

• Precisar las ideas
• Estimar a simple vista la organización general y las relaciones de trabajo
• Muestra la subordinación
• Indica particularidades significativos
• Utilizar como guía para crear una extensión

INCONVENIENTES

• Solo expone relaciones formales
• No muestra las relaciones informales que existe entre los directivos, que suelen ser bastante significativas
• Atribuye rigor
• Es estático, mientras que la estructura de la organización o institución es dinámica.

 3.2.5. Clasificación

1.      SEGÚN SU NATURALEZA Se divide en tres organigramas:


Microadministrativos: Una sola organización, y pueden referirse a ella en manera general o señalar alguna de las áreas que la conforman.
Macroadmisnistrativos: Implican a más de una organización
Mesoadministrativos: Consideran  una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Es importante indicar que el termino mesoadministrativo corresponde a una conformidad utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2. SEGÚN SU FINALIDAD Se dividen en cuatro organigramas:


Informativo: los organigramas se plantean con el objetivo de ser puestos a disposición de todo el público (a personas no especializadas). Solo se enuncian las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel global cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
Analítico: el objeto de este organigrama es el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional. Sus recibidores son personas especializadas en los organigramas
Formal: el organigrama representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación.
Informal: El organigrama no dispone de un instrumento escrito de su asentimiento.


3. SEGÚN SU ÁMBITO Se divide en dos organigramas


Generales: Exhiben información representativa de una organización hasta cierto nivel jerárquico, según su magnitud y características.
Específicos Muestra de forma específica la estructura de un área de la organización.


4. SEGÚN SU CONTENIDO


Integrales: Representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. 

Funcionales: Contienen las principales funciones que obtienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigramas es de gran utilidad para capacitar al personal y ostentar a la organización de forma general. 

De puestos, plazas y unidades: Muestran las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También contienen los nombres de las persones que ocupan las plazas.

5. SEGÚN SU REPRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA


Verticales: Exhiben las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desvinculan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

Horizontales: dispersan las unidades de izquierda a derecha y ubican al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se establecen en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se ruega utilizarlos en caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De bloque: Son una variedad de los verticales y tienen una característica de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que surjan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se sitúa en el foco de una serie de círculos concéntricos, cada uno representa un nivel diferente de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, es decir el más extenso, indica el menor nivel de la jerarquía. Los componentes de igual jerarquía se colocan sobre el mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están mostradas por las líneas que unen las figuras.

                                                        

3.2.6. Coordinación del trabajo y administración de la empresa

DISEÑO ORGANIZACIONAL

HENRY MINTZBERG

Henry Mintzberg es conocido por sus publicaciones sobre negocios y gestión además de ser un reconocido profesor académico internacional. Unas de sus publicaciones más importantes y que nos ayudaran a entender el diseño organizacional en una empresa son La estructuración de las organizaciones (1985) y en Diseño de las organizaciones efectivas (2000).

El argumento de Mintzberg es que las características de las organizaciones caen dentro de agrupamientos naturales o configuraciones. Cuando no hay acomodación o coherencia, la organización funciona mal, no logra armonía natural.

Derivación de las configuraciones:

Se plantean cinco componentes básicos:

• Cumbre Estratégica: supone la cúpula de mando responsable de la supervisión de la totalidad del sistema. Se ocupa de que la organización cumpla su misión desarrollando la estrategia y las relaciones con el entorno.
• Línea Media: se trata de la cadena de transmisión entre la cumbre estratégica y el núcleo operativo. Son responsables de departamentos, divisiones, funciones y procesos.
• Núcleo Operativo: son todas aquellas personas que realizan el trabajo directamente relacionado con el aprovisionamiento, producción y distribución de productos y servicios.
• Tecno estructura: analistas de adaptación, control, estabilización y normalización de la empresa.
• Personal de Apoyo: Unidades especializadas en prestar ayuda a la organización fuera del flujo de trabajo de operaciones.

Mecanismos Coordinadores:

Para lograr la coordinación de las tareas que involucra la división del trabajo,

Mintzberg distingue diversas modalidades de interacción entre las personas que conforman la organización a los cuales conceptualiza como los elementos más básicos de la estructura, el aglutinante que mantiene unida a las organizaciones, 6  y son:

• Ajuste Mutuo: Coordinación en todos los niveles a través de la simple comunicación informal.

• Supervisión Directa: La coordinación se consigue asumiendo la responsabilidad del trabajo de los demás por parte de sus superiores.

 

• Normalización de Procesos: Se logra la coordinación del trabajo mediante la especificación directa del contenido del trabajo de los miembros de la organización, especialmente a nivel operativo.

• Normalización de Resultados: La coordinación se fundamenta en definir claramente aquello que se quiere conseguir, esto es, los objetivos.

• Normalización de Habilidades: Implica determinar los conocimientos y perfiles necesarios para ocupar cada puesto de trabajo.

• Normalización de las Normas: La estandarización de las normas significa que los trabajadores comparten una serie de creencias comunes y por tanto logran coordinarse a partir de este hecho. Por ejemplo, si todos los miembros de una orden religiosa comparten la creencia de que es importante hacer proselitismo, entonces todos trabajaran unidos para alcanzar ese objetivo.

Tipos de Estructura:

• Estructura Simple: la coordinación la lleva la cúspide estratégica mediante supervisión directa. Mínimo de personal y de línea media.
• Burocracia Mecánica: coordinación a través de la estandarización del trabajo lo que hace que sea creada toda la estructura administrativa.
• Burocracia Profesional: coordinación a trabes del conocimiento de los empleados, por lo que se necesitan profesionales altamente entrenados en el centro operativo y considerable personal de apoyo. La estructura y línea media no soy muy elaborados.
• Estructura Divisionalizada: coordinación se lleva a cabo mediante la estandarización de productos de distintas unidades de producción. La línea media de cada una de estas unidades o divisiones tiene gran autonomía.
• Adhocracia: organizaciones más complejas, en que se requiere la combinación de trabajos a trabes de equipos y coordinados mediante el compromiso común. Tienden a desaparecer la línea y el personal de apoyo (staff)

3.2.7. Autores:

1.      HENRY FAYOL

Para Fayol hay dos funciones directivas principales que son la coordinación y la especialización.

La coordinación se consigue por la aplicación de cuatro principios que son:

1. Principio escalar. La coordinación debe ir acompañada de una distribución jerárquica de la autoridad. La autoridad y el control deben estar distribuidos en una estructura piramidal.

2. Unidad de mando. Los empleados deben responder únicamente a un supervisor, para evitar conflictos en el proceso de seguir instrucciones.

3. Ámbito de control. Estudio del número óptimo de subordinados que puede manejar un supervisor, de manera eficaz y eficiente.

4. Principio de excepción. El proceso de asignación de tareas, las tareas rutinarias deben ser ejecutadas por lo empleados de niveles más bajos, y las tareas eventuales o menos rutinarias sean asumidas por mandos jerárquicos superiores.

La especialización, está relacionada con la departamentalización que establece la separación de las funciones o tareas similares se agrupen en un departamento o unidad de esta forma se consigue que los empleados se especialicen en una función específica, esto también genera la monotonía en las funciones.

Fayol también define una separación de las funciones de línea o ejecutivas y las funciones de staff o de apoyo.

Las funciones de línea están relacionadas con aquellas que se ejecutan para el desarrollo de la meta principal o primarias de le empresa, y define funciones de staff aquellas consideradas de apoyo como el departamento legal y sistemas de información entre otras. Según Fayol debido a que las funciones de staff son periféricas a las metas primarias de la organización, estas deben estar subordinadas dentro de la estructura escalar de autoridad de la empresa.

2.      FREDERICK WINSLOW TAYLOR

Frederick Winslow Taylor es considerado uno de los primeros pensadores de la administración gerencial. Con su obra “Principios de la administración científica”, da los primeros pasos del pensamiento administrativo y hoy su legado es considerado como fundamental y una referencia obligatoria para cualquier gerente ya que a pesar del tiempo, sus apreciaciones resultan de gran actualidad.

El gran aporte de Taylor fue el haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y una Administración Científica a partir de los siguientes principios:

Principios:

·         Organización Científica del Trabajo: Este criterio se refiere a las actividades que deben utilizar los administradores para remplazar los métodos de trabajo ineficientes y evitar la simulación del trabajo, teniendo en cuenta. cuenta (tiempos, demoras, movimientos, operaciones responsables y herramientas.

·         Selección y entrenamiento del trabajador: La idea es ubicar al personal adecuado a su trabajo correspondiente según sus capacidades, propiciando una mejora del bienestar del trabajador. Cuando el trabajo se analiza metódicamente, la administración debe precisar los requisitos mínimos de trabajo para un desempeño eficiente del cargo, escogiendo siempre al personal más capacitado.

·         Cooperación entre directivos y operarios: La idea es que los intereses del obrero sean los mismos del empleador, para lograr esto se propone una remuneración por eficiencia o por unidad de producto, de tal manera que el trabajador que produzca más, gane más y evite la simulación del trabajo.

3.      HENRY FORD

Henry Ford fue el fundador de la compañía Ford Motor Company y padre de las cadenas de producción modernas utilizadas para la producción en masa (fordismo). El método de Ford es muy parecido al taylorismo aunque mientras Taylor se centraba en hacer un estudio de los movimientos para optimizar la producción, Ford, invento la aplicación en cadena, la línea de ensamblaje a la producción de mercancías.

Los rasgos característicos del fordismo serían:

·         Atomización de los procesos

·         Estandarización

·         Cadena móvil del montaje

·         Economía de escala

·         Salarios altos y expansión del mercado

·         Mercado nacional.

·         Salarios fijos

·         Sindicalismo de clase

·         Monotonía laboral

Para resumir, el modelo de desarrollo fordista se basa en tres componentes:

1.    El paradigma tecnológico de Ford, o sea, taylorismo unido a mecanización.

2.    Un régimen de acumulación: consumo en masa, crecimiento de salarios ligado a la producción.

3.    Modo de regulación: negociación colectiva, legislación laboral y estado del bienestar.

3.3. Aplicación práctica

Para la aplicación de estos organigramas a nuestra empresa, hemos decidido que el que más se adapta por las características de nuestra empresa es el de tipo vertical. Al ser una empresa con pocos asalariados (3), la estructura del organigrama será sencilla y todos los empleados recibirán las instrucciones directamente del propietario quien ha aportado la idea de la empresa pero que a la vez actúa como trabajador. Los otros 2 trabajadores, socios de la empresa, también intervienen en las decisiones tomadas. 

En el caso en que la empresa creciere, el propietario ya no podría supervisar a todo el personal y sería necesario contar con las figuras de unos jefes adicionales. Éstos serían los encargados de supervisar los demás empleados y a la vez recibirían órdenes del empresario o propietario.

Ejemplo de organigrama de tipo vertical.

3.3.1. Funciones específicas de los diferentes departamentos del organigrama

• Propietario o empresario: es el fundador de la empresa y, a la vez accionista, que posee las participaciones de la empresa. Concretamente en nuestro negocio, el propietario es único, pero no siempre debe ser así, sino que puede  darse el caso de que sea más de uno. Si fuera así, las participaciones quedarían repartidas entre el número total de propietarios. Este propietario, asigna a sus empleados un sector determinado de la empresa para que lo controlen. Como es una empresa de pequeñas dimensiones,  el mismo propietario es el encargado de un sector
• Gerente: es el que dirige la empresa. Debe controlar que su funcionamiento sea el adecuado. En nuestro caso es el mismo propietario. Es el encargado de supervisar los objetivos principales de la empresa, e intentar que se cumplan en la medida de lo posible.
• Departamento comercial: es el que se encarga de llevar a cabo el marketing necesario para dar a conocer la empresa, y a la vez competir con la competencia. La más importante por el momento: youtube. En este departamento también se encargan de buscar patrocinadores.
• Director financiero: su principal función es el control de la parte económica de la empresa. Debe negociar con otras empresas que quieran poner publicidad en nuestro portal. Se deberán hacer contratos con estos proveedores y el responsable será el mismo director financiero.

Si nuestra empresa creciere hasta poderse comparar con facebook o parecidos, el número de asalariados aumentaría considerablemente, y con lo cual, el propietario asignaría más sectores para el buen funcionamiento de la empresa. Podríamos, por ejemplo, encontrar un área de recursos humanos (encargados de contractar y despedir al personal) entre otros.

3.4. Conclusión

En nuestra empresa utilizaremos el organigrama vertical ya que es el que se adapta mejor a las condiciones de la empresa La estructura del organigrama será sencilla y todos los empleados recibirán las instrucciones directamente del propietario. En cuanto a las funciones de los diversos departamentos, las hemos dividió en cuatro: el propietario que es el fundador, el que posee las acciones de la empresa y el que nombra las funciones de los socios, el gerente, que dirige la empresa, el departamento comercial, que se encarga de dar a conocer la empresa y competir contra la competencia y el director financiero que controlara la parte económica de la empresa.