Lo más importante de la comunicación es escuchar lo que no se dice. - Peter Durcker
4.1. Introducción
La comunicación empresarial es un aspecto destacable en la gestión de una empresa. Una adecuada comunicación permite comprender las necesidades de los integrantes de la empresa y sus consumidores.
Conjuntamente, la comunicación empresarial es ideal para prevenir la exclusión entre trabajadores, esquivar la marginación que causa la especialización e impedir la partición del trabajador y dar sentido a la propia labor y desarrollar la motivación.
4.2. Marco teórico
4.2.1. La comunicación
La comunicación es un proceso mediante el cual un emisor hace llegar un mensaje a un destinatario con diversas intenciones, entre las que destacan la de transmitir información y la de establecer, mantener o modificar relaciones sociales.
El tren llega con dos horas de retraso es un mensaje que transmite una información, ya que con él, el emisor pretende hacer saber algo a alguien. En cambio, una felicitación o un insulto, constituyen mensajes mediante los cuales el emisor trata de establecer, modificar o reforzar la relación social que mantiene con el receptor.
4.2.2. Elementos de la comunicación
En la comunicación intervienen distintos factores: los participantes (emisor y receptor), el mensaje, el código, el canal, y la retroalimentación.
El emisor es quien produce y emite intencionalmente un mensaje, y el receptor es quien lo recibe y lo interpreta, reconociendo en él el propósito del emisor. Encontramos dos tipos de receptores: los pasivos, que sólo reciben el mensaje y los activos que no sólo reciben el mensaje sino que además lo perciben y lo almacenan. En el emisor es donde se inicia la comunicación.
Los mensajes son grupos de signos y estos signos son el conjunto formado por una señal física (sonido o imagen) y el concepto al que se asocia. En todo signo podemos distinguir dos elementos:
- Un significante, señal que se percibe a través de uno de los sentidos corporales.
- Un significado, concepto que se asocia al significante.
El código es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos que el emisor utiliza para transmitir su mensaje. Estos signos deberán estar ordenados de manera adecuada para que el receptor pueda catarlo. Ambos, emisor y receptor, son hablantes-oyentes de una lengua determinada, poseen un conjunto de conocimientos que les permite producir y entender los mensajes.
El canal es el medio a través del cual se transmite la información, estableciendo una conexión entre emisor y receptor. Es el soporte espacial o material por el que circula el mensaje. La escritura, el lenguaje oral, los medios de masas o Internet son algunos ejemplos.
La retroalimentación es el último paso que se da en el acto de la comunicación. Es la información recurrente o de regreso que permite la comprensión y el control de las comunicaciones, como control para evitar malentendidos. La única forma en que podemos saber si la comunicación se logró efectivamente es a través de este elemento que nos da el receptor. Las comunicaciones informales son un valioso medio de retroalimentación.
A continuación encontramos un esquema del proceso de comunicación:
4.2.3. Tipos de comunicación
Podemos dividir la comunicación en dos grandes grupos, comunicación lingüística y comunicación no lingüística. Ahora bien, dentro de estos grandes grupos encontramos subgrupos:
- Comunicación lingüística:
Comunicación verbal: también llamada diálogo, representa una conversación recíproca entre dos participantes. Depende de la lengua humana y se lleva a cabo cuando el código utilizado es lingüístico oral.
Comunicación escrita: también depende de la lengua humana y se lleva a cabo cuando el código empleado es lingüístico escrito.
- Comunicación no lingüística:
Comunicación gestual: en este caso la comunicación se realiza mediante el intercambio de mensajes sin palabras que se transmite a través de expresiones faciales, contacto visual, gestos, posturas o el lenguaje corporal. Se lleva a cabo cuando el código utilizado no necesita del lenguaje.
Comunicación visual: este tipo de comunicación se realiza a través de ayudas visuales. Las imágenes son las que caracterizan este tipo de comunicación no lingüística. Tienen varias funciones pero la más importante relacionada con el mundo empresarial es la exhortativa, que intenta persuadir y cuyo objeto es convencer (marketing).
Comunicación acústica: este tipo de comunicación se realiza a través de ondas sonoras y sirven para transmitir una amplia gama de información ya que varían de de altura e intensidad con rapidez. Estas señales viajan en todas direcciones y son fáciles de localizarlas para el receptor. No incluye ni palabras ni ningún elemento lingüístico.
4.2.4. La comunicación en la empresa
La comunicación es una función estratégica que apoya estructuralmente el proceso empresarial, por lo que se convierte en un instrumento para la calidad. Una buena comunicación permite conocer las necesidades de los miembros de la empresa y sus clientes. En definitiva, a través de una comunicación eficaz se puede construir, transmitir y preservar una clara visión compartida, los valores, la misión y los objetivos de una organización.
Esta comunicación deberá ser bidireccional, es decir de arriba abajo y viceversa, y de unos a otros en niveles iguales.
Puede ser de dos tipos:
- Comunicación interna: toda empresa, para una buena gestión, ha de funcionar con planes y objetivos a lograr. Esta comunicación es imprescindible para que todo el personal de la empresa conozca cuáles son esos planes, esos objetivos, y su grado de participación es esa tarea.
Interna formal-vertical: la dirección que toma esta comunicación vertical es de trabajadores a superiores y viceversa. Lo positivo de esta comunicación es que se intercambia información con la cual sabemos lo que está ocurriendo en los diferentes estratos de la organización. Encontramos dos tipos:
1. Vertical ascendente: aquella que se realiza desde abaja hacia arriba en la jerarquía. Tiene diversas funciones como informar a los directivos de los asuntos y problemas de la empresa.
2. Vertical descendente: aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía. Puede servir para enviar órdenes, proporcionar información a los trabajadores relacionada con su trabajo, o bien para motivar a los empleados para que reconozcan y asuman los objetivos de la organización.
Interna informal: comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. Es más veloz que la formal. Normalmente es el recurso que se utiliza para recibir la información que no llega de manera eficiente a través de los canales formales. Podemos encontrar:
1. Interna informal-horizontal: se trata de la comunicación entre empleados y entre departamentos de un mismo nivel corporativo. Puede tener varias funciones, como facilitar la coordinación de tareas (reuniones interdepartamentales), compartir información relevante entre colegas o posibilitar la solución de conflictos entre compañeros.
- Comunicación externa: es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivos del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios. Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios como la televisión, la radio, la prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-mails…
4.2.5. Funciones de la comunicación organizativa
- Conseguir que todo el mundo conozca los objetivos que se haya propuesto la empresa.
- Conseguir que cualquier integrante de la empresa obtenga la información necesaria para la toma de decisiones relativas a la consecución de los objetivos.
- Crear y dirigir un clima adecuado para la colaboración y cooperación entre las personas, mediante la transmisión de los mensajes adecuados.
- Facilitar la obtención de la información necesaria para la correcta ejecución de los planes de empresa.
- Relacionar a la empresa con su entorno a través de un adecuado intercambio de información.
4.2.6. Redes de comunicación
Las redes de comunicación definen los canales a través de los cuáles se transporta la información. En una empresa, estas redes permiten combinar las distintas direcciones que puede tomar la información: vertical ascendente, vertical descendente y horizontal. Encontramos dos tipos de redes de comunicación: las establecidas por la empresa que serán las formales y las establecidas espontáneamente por los trabajadores, que serán las informales.
- Redes de carácter formal: son las establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la información necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada. Éstas son normalmente verticales para que se pueda respetar la jerarquía empresarial.
- Redes de carácter informal: son ésas que nacen espontáneamente de las relaciones que establecen las personas con sus afinidades. Éstas, se pueden saltar niveles de autoridad i satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización. Un ejemplo serían los rumores.
4.2.7. Comunicación digital
La comunicación digital comprende todas aquellas acciones comunicacionales que una empresa realiza en Internet. Es un nuevo canal que permite expresar distintas acciones a una gran velocidad. Los emisores y receptores son los mismos, pero lo que cambia es el medio. En los últimos años, la informática ha sufrido tal avance que actualmente la comunicación digital tiene un peso importante. Esto es principalmente porque es un medio más rápido, accesible desde cualquier parte (mientras tengamos un ordenador e internet) y mucho más cómodo. Objetos cuotidianos de toda la vida como es por ejemplo el periódico, a día de hoy muchos individuos lo han sustituido por lo que podríamos llamar prensa online. Es una forma de reciclaje a la vez, ya que no tenemos la necesidad de imprimir en papel las noticias del día. Otras herramientas de uso podrían ser blogs, foros, redes sociales, chats, wikis…
Estas son algunas de las principales diferencias entre la comunicación tradicional y la comunicación digital:
- La comunicación dejó de ser unidireccional para convertirse en bidireccional.
- La audiencia o el público asume la figura de prosumidor (consume información pero a la vez produce).
- La información está disponible para todos en todo momento, ya no es exclusividad de los medios.
- La información y los contenidos se hacen entre todos, no se hacen únicamente por especialistas o expertos.
- Los contenidos y la información evolucionan, no hay verdades absolutas, hay aprendizaje y colaboración.
- La publicidad en internet consiste más en mercadear y comunicar.
4.3. Aplicación práctica
Como ya hemos dicho en el anterior punto, el organigrama vertical es el que se adapta mejor a las características de nuestra empresa. En este se exhiben las unidades ramificadas de arriba abajo a partir de un titular, en la parte superior, y desvinculados los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. En el caso de nuestra empresa, al disponer de únicamente se 3 asalariados, la estructura del organigrama es sencilla.
Teniendo en cuenta la organización de la empresa, nos centraremos en la comunicación en esta.
Al tratarse de una empresa pequeña, la mayoría de la comunicación externa (con el cliente) se hará mediante la página web que queremos promover: Musicbook. En cuanto a la comunicación interna (entre departamentos), el Gerente o propietario será el que se comunique con los diferentes departamentos ya que su labor es la de controlar el funcionamiento de la empresa y supervisar el cumplimiento de sus objetivos principales.
Hemos querido destacar también que algunas comunicaciones, de alguna manera, serán más fluidas o comunes que otras, por ejemplo el departamento financiero, el responsable del cual será el director financiero, no requiere tanta comunicación como el departamento comercial, de elevada importancia ya que su función principal es la de dar a conocer nuestra empresa mediante la publicidad.
También creemos necesario destacar la importancia de la comunicación no verbal que se dará en cualquiera de estas comunicaciones formales y también en las no formales. Por su responsabilidad y su cargo, el director es la persona que más debe cuidar su comunicación no verbal, tanto en la interna como en la externa. Así mismo, el responsable comercial deberá tener cuidado especialmente en su comunicación con los clientes. Pero esto no significa, claro está, que el resto de empleados puedan descuidar su comunicación no verbal ya que podría afectar negativamente en el funcionamiento interno de la empresa.
Por ultimo queremos exponer la publicidad que llevara a cavo Musicbook para llegar hasta el publico y convertirse en una red social distinguida . Para dar a conocer Musicbook, el posicionamiento en los buscadores, especialmente Google, y la participación en ferias musicales serian dos vías esenciales y creemos que rentables para darnos a conocer entre un publico de jóvenes músicos y estudiantes.
4.4. Conclusión
Para concluir el trabajo realizado, consideramos que la comunicación de la empresa es un atributo fundamental de una empresa. La comunicación es destacable en la producción (para que se cause una máxima producción es vital una excelente comunicación entre los departamentos) y en los trabajadores (la comunicación entre los trabajadores y directivos es imprescindible para averiguar las necesidades de ambos).
En el caso de nuestra empresa, como ya hemos mencionado, la comunicación empresarial es reducida; sin embargo desempeña su función fundamental como cualquier otra.
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